Tenir une assemblée générale n’est pas forcément compliqué, mais il y a quelques règles à respecter pour le bon déroulement de la séance (et pour la vie de l’association). Chaque association a la liberté de déterminer ses propres critères et conditions de déroulement, rôles et principes lors d’une assemblée générale.
Dans un souci de clarté, il est important que les statuts ou le règlement intérieur de l’association définissent avec exactitude les éléments suivants :
– qui sera chargé de déterminer l’ordre du jour (une seule personne, un groupe avec un rôle spécifique, une autorité identifiée…) ;
– le délai minimum à respecter entre l’envoi des convocations à l’assemblée générale. Il doit également y être stipulé l’ordre du jour et la date à laquelle se tiendra la réunion ;
– les conditions d’inscription, de délai et de prérequis pour permettre aux membres participants d’inscrire une question spécifique à l’ordre du jour.
Nous vous recommandons également de stipuler, dans le règlement intérieur de l’association ou les statuts définis, les différents sujets récurrents et obligatoires à évoquer durant ces assemblées générales. Ce sont des sujets qui reviennent périodiquement sur la table, comme notamment le vote du budget, l’approbation des comptes et du rapport d’activités, ou encore, selon les associations, le vote de nouveaux dirigeants.
Même si une grande liberté a été laissée aux associations, vous devez tout de même vous plier à certaines obligations légales et réglementaires, à savoir :
- élaborer une description précise des questions à évoquer durant l’assemblée générale, de manière à ce qu’il n’y ait aucune surprise et pour permettre à tous les participants de préparer le débat ;
- la clarté des positions pour un vote. Si les modalités de réponse (pour / contre) sont sujettes à interprétation, et qu’il peut biaiser les votes, alors ce vote sera considéré comme nul. Un exemple assez simple : le (non)-maintien de telle dépense budgétaire. Est-ce que le « pour » signifie être pour le maintien, ou bien pour le non-maintien ?
- Les sujets évoqués doivent avoir été annoncés par l’ordre du jour inclus dans la convocation de la réunion. Aucun autre sujet « surprise » ne doit intervenir durant les débats : des sujets mineurs peuvent être abordés, mais elles ne doivent porter sur aucun sujet majeur, sensible ou lié au fonctionnement et à l’organisation de l’association.
- Enfin, toutes les questions inscrites à l’ordre du jour doivent être évoquées et débattues, sans exception, afin de permettre une transparence sur les problématiques et sujets actuels ainsi que le bon déroulement de l’assemblée générale.
Il y a donc quelques règles à respecter afin d’établir un ordre du jour cohérent, mais dans les faits, les associations sont suffisamment libres de déterminer leurs propres règles tant qu’elles respectent l’avis de leurs membres.
Sources : https://associations.gouv.fr/
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