Rien dans la loi du 1er juillet 1901 n’indique comment cette fonction doit être réglementée et pratiquée. Mais pour de nombreux partenaires une organisation traditionnelle est un gage de sérieux.
Les statuts définissent le rôle de chacun.
Nous allons préciser et identifier le rôle du trésorier.
La mission que doit remplir celui-ci est de quatre ordres :
- Analyser le passé
- Contrôler le présent
- Explorer le futur
- Communiquer
Le trésorier doit fournir des outils à l’association. Ceux-ci permettent de vérifier la situation financière, de contrôler les opérations d’achats et de ventes (prestations, services) et d’établir un budget prévisionnel.
Contrôler la rentrée et la sortie de l’argent demandent des outils différents suivant l’importance de l’association, de son budget et des moyens mis en place.
Une « comptabilité » dépenses, recettes sera suffisante si les opérations financières et bancaires sont peu importantes. Celle-ci sera tenue dans un cahier de comptes en y incluant des postes de dépenses et de recettes.
Il faudra ranger dans un classeur les pièces comptables, factures, tickets de caisse, pour les présenter si une personne vous demande de justifier vos comptes.
Vous pouvez également utiliser un logiciel de tenue de compte que vous pouvez trouver facilement en cherchant dans le Net soit libre de droit ou payant.
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Un système plus élaboré doit être utilisé si vous recevez des subventions, si vous employez des salariés ou si avez un budget plus important.
La comptabilité en partie double vous permettra de tenir un grand-livre, d’établir un bilan et un compte de résultat.
Lors de l’assemblée générale un rapport financier doit être présenté et commenté par le trésorier.
La présentation et le contenu doivent rendre compte des activités de l’exercice de l’année. Un exercice comptable peut être en année civile ou des autres dates mais doit avoir une périodicité de 12 mois.
Il doit être présenté : un compte de résultat (charges – produits = résultat de l’exercice), un bilan, des tableaux d’amortissements et des subventions reçues, un budget prévisionnel et autres documents nécessaires à l’explication de vos résultats.
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité est pratiquement obligatoire. Le Cava 49 utilise ces logiciels et peut vous conseillez lors de votre choix.
Faire la comptabilité en partie double demande des connaissances comptables que le trésorier doit maîtriser impérativement pour rendre exact un exercice comptable. D’autres solutions sont possibles : votre association dispose d’un salarié comptable ou vous pouvez demander à une association comme le Cava 49 d’informatiser votre comptabilité. A ce moment là, la tâche du trésorier sera de contrôler et de valider la comptabilité.
Pour la bonne marche d’une association, le « couple » président, trésorier doit fonctionner sur la confiance et apporter les réponses aux questions que vous poserons vos adhérents lors de votre assemblée générale et de suivre les décisions prises lors de celle-ci.
